Jak skutecznie planować zadania - organizacja w trybie miesięcznym i tygodniowym krok po kroku
Dlaczego warto planować z wyprzedzeniem
Lista zadań odciąża naszą pamięć RAM. Często gdy mamy zapisane coś na liście, o wiele łatwiej skupić nam się na innych czynnościach, bo nie mamy tego cały czas w głowie. Pamięć RAM jest zwolniona więc my jesteśmy o wiele bardziej produktywni.
Podstawowe korzyści płynące z organizacji czasu w trybie miesięcznym i tygodniowym to większe efektywność, mniej stresu i lepsza kontrola nad celami które sobie zaplanowaliśmy.
W tym wpisie opowiem Ci dlaczego warto planować w ujęciu miesięcznym i tygodniowym, jak organizować sobie pracę w tych trybach, przedstawię narzędzia i triki ułatwiające organizację, wymienię najczęstsze błędy których warto unikać i podzielę się moją listą zadań do organizacji.
Dlaczego warto planować w ujęciu miesięcznym i tygodniowym?
Każdy z tych trybów różni się od siebie i ja przeznaczam go do czegoś innego. Planując miesiąc możemy uwzględnić bardziej dalekosiężne cele i zadania do wykonania. Natomiast planując w ujęciu tygodniowym, staram się dostosować ilość zadań do ilości czasu jaką posiadam w danym tygodniu, tak aby każde z tych zadań powoli przybliżało mnie do zrealizowania punktu z planu miesięcznego, ale również tak, żebyśmy miała/mieli czas na odpoczynek.
Grafika wygenerowana przez sztuczną inteligencję (Gemini)
Organizacja zdań w trybie miesięcznym
Jak zacząć?
Do organizacji zadań w trybie miesięcznym śmiało możesz wykorzystać kalendarz, kalendarz online, listy zadań do której link pozostawi ci poniżej albo skorzystać ze zwykłej kartki papieru i długopisu. Pamiętaj każde rozwiązanie będzie dobre jeśli będzie do Ciebie dostosowane. Nawet najładniejszy i najlepiej skonstruowany planer będzie na nic jeśli będzie tylko leżał w szufladzie. Więc to Ty musisz wybrać narzędzia z których chcesz korzystać i z których korzysta Ci się najłatwiej.
Wyznacz główne cele na dany miesiąc i cele poboczne.
Wszystko zależy od twoich priorytetów natomiast podam ci na przykładzie jakie mogą być zadania miesięczne oraz jakie później przekształcić je w zadania tygodniowe.
Przyjmijmy że twój cel miesięczny to odgracenie swojego mieszkania. To główny cel a cele poboczne? Może to być sprzedaż bądź po sortowanie swoich rzeczy które przeznaczysz do oddania bądź sprzedania.
Pamiętaj żeby nie przeciążać swojego planu miesiąc to aż 30 bądź 31 dni, no dobra czasem 28 bądź 29.Wydaje się, że to bardzo dużo czasu, ale pamiętaj, że w natłoku codziennych obowiązków czasem może się okazać że to wcale nie tak dużo. Dlatego dostosuj ilość zadań do twojego trybu życia do twojej pracy i do twoich pozostałych obowiązków.
Organizacja zdań w trybie tygodniowym
Jak zacząć?
Tutaj tak samo jak w trybie miesięcznym możesz posłużyć się dowolnym narzędziem, zwykłą kartką papieru lub listą zadań.
Spójrz na swoją listę miesięcznych zadań do wykonania, przeanalizuj ją i sprawdź na jakie zadania masz czas w tym tygodniu. Przyjmijmy że to dość zajęty tydzień więc nie możesz zaplanować zbyt wielu zadań, bo gdy liczba zadań cię przytłoczy wcale nie będziesz tak efektywny. Posłużmy się przykładem ogarniania swojego mieszkania, zaplanuj sobie jedną przestrzeń którą chcesz posprzątać w tym czasie, może to być na przykład szafa z ubraniami. Zadaniem pobocznym pewnie będzie wystawienie części ubrań na jakąś platformę sprzedażową. Przyjmij sobie konkretną liczbę. Okej główny cel mamy zaplanowane natomiast zostały jeszcze poboczne. Przyjmijmy że takie standardowe rzeczy które w różnych tygodniach będą różne ale warto o nich pamiętać. Może to być oddanie książek do biblioteki. A może masz odebrać jakiś dokument z Urzędu, pamiętaj żeby umówić się na wizytę. Kończą Ci się leki? Wpisz umówienie się na wizytę do lekarza. To mają być twoje zadanie do wykonania, każdego życie każdego z nas wygląda inaczej, więc i każda lista zadań będzie inna.
Grafika wygenerowana przez sztuczną inteligencję (Gemini)
Narzędzia i triki ułatwiające organizację
Co mi najbardziej ułatwia organizację to na pewno korzystanie z kalendarza Google mam go zawsze przy sobie dzięki czemu zawsze mogę zanotować W jakich godzinach pracuje kiedy mam wizytę u lekarza albo kiedy jest jakieś wydarzenie na które chce się udać. Tak naprawdę najważniejsze jest żeby narzędzie którego będziesz używać mieć jak najczęściej przy sobie bo dzięki temu najprościej będzie Ci coś zaplanować i stworzyć listę zadań. Często korzystam też z notatek Google Keep one też są w moim telefonie więc zawsze pod ręką.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać.
- Przeładowanie planu zadaniami - najczęściej gdy zaplanujemy za dużo, ten plan po prostu się nie udaje. Albo jesteśmy bardzo przemęczeni, albo patrząc na ogrom wiemy że jest to nierealne i nie podejmujemy się nawet najmniejszych zadań bo często lubimy realizować na 100%.
- Brak elastyczności - nasze życie czasem płacono ogromne figle planowanie tworzenie list zadań to jedno ale pozostajemy elastyczni. Tylko dzięki temu będziemy mogli realizować swoje zadania. Wyskoczyło nam coś czego nie możemy przełożyć i przez to nie posprzątamy lodówki? Okej, trudno, zdarza się, nie zawsze na wszystko mamy wpływ. Najważniejsze to nie poddawać się od razu zawsze można to zadanie przepisać na kolejny miesiąc lub tydzień.
- Ignorowanie czasu na odpoczynek - mam wrażenie że to często największy błąd jak jesteśmy wypoczęci wiele rzeczy realizujemy o wiele wiele szybciej niż normalnie a gdy tego czasu zabraknie często jesteśmy przebodźcowani, nie mamy energii, jesteśmy niewyspani, nie zjedliśmy odpowiednich posiłków, przez nasza efektywność spada
Lista zadań do pobrania
Poniżej zostawiam Ci moją listę zadań z której korzystam na co dzień i którą mam w swoim plenerze. Pomimo że często korzystam z rozwiązań online, o których już wcześniej wspomniałam i tak najbardziej lubię papier, a poza tym ogromną satysfakcję daje mi odznaczenie wykonanych już zadań, bo wtedy kiedy widzę jak wiele już osiągnęłam, jak wiele zadań zostało wykonanych, dostaje kopa motywacyjnego, żeby zrealizować listę do końca.
Dlatego zachęcam cię do pobrania listy zadań i uzupełnienia jej po swojemu i na własnych zasadach
Lista zadań do pobrania i wydrukowania (.pdf)
